La conexión con Dynamics 365 viene con los planes Pro Nacional y Enterprise (página de planes). La configura en «Conectores» quien administra la cuenta, con su segundo factor confirmado. Escribe en tu Dynamics 365 las incidencias de lineal de tu cuenta: cada una es un registro en la cuenta de su tienda, que sigue a la incidencia hasta que se cierra.
Qué hace falta
Un entorno de Dynamics 365 (Sales, Customer Service o Field Service) en la nube comercial de Microsoft, con una dirección como https://contoso.crm4.dynamics.com, y alguien con permiso para dar consentimiento a aplicaciones en tu Microsoft Entra y para añadir usuarios en el centro de administración de Power Platform. No pegas ninguna clave: entra la aplicación de Microsoft Entra de MercaMap, la misma de Business Central y Finance & Operations, y tú decides con un rol de seguridad qué puede hacer.
Cada tienda necesita su código en tu catálogo (los códigos de tienda) y una cuenta de Dynamics 365 que lleve ese mismo código en su número de cuenta, o en la columna que elijas.
Conecta
Escribe tu inquilino de Microsoft Entra (su ID o un dominio verificado, como contoso.onmicrosoft.com) y la dirección de tu Dynamics 365. Solo admitimos las direcciones que publica Microsoft para su nube comercial. La conexión se guarda desactivada: no escribe nada hasta que la pruebes y la actives. Cualquier cambio en «Conecta» o en «Elige los datos», o una prueba que falla por la conexión, la pausa de nuevo; si cambias el inquilino, hay que verificarlo otra vez.
Da acceso
Prepara estos puntos en orden. «Comprobar» los recorre hasta el primero que no pasa, sin cambiar nada en Dynamics 365: si falla, la conexión sigue igual; si pasa todo, cuenta como prueba.
- Verifica el inquilino. Pulsa «Iniciar sesión con Microsoft» con una cuenta de tu empresa que pueda dar consentimiento a aplicaciones. Así comprobamos que tu Dynamics 365 es de tu inquilino. Si ya lo verificaste desde otra conexión de Microsoft, no hace falta repetirlo.
- Da el consentimiento. Con el inquilino verificado aparece el enlace «Dar el consentimiento en Microsoft Entra». Un administrador lo abre y acepta.
- Añade MercaMap como usuario de aplicación. En el centro de administración de Power Platform, abre tu entorno, «Configuración › Usuarios y permisos › Usuarios de aplicación», pulsa «Nuevo usuario de la aplicación», elige la aplicación por el ID de cliente que muestra la página y la unidad de negocio principal.
- Dale un rol de seguridad solo para MercaMap. En «Usuarios y permisos › Roles de seguridad», crea un rol, con nivel «Organización» en todo: con «Usuario», MercaMap no ve tus cuentas ni los registros que reasigne tu equipo. Siempre, «Leer» y «Anexar a» en «Cuenta». Para tareas, «Crear», «Leer», «Escribir» y «Anexar» en «Actividad». Para casos, lo mismo en «Actividad» y en «Caso», más «Anexar a» en «Caso» y «Leer» en «Cola», «Proceso», «Trabajo del sistema», «Entidad», «Atributo» y «Entidad de relación», que se consultan al mover un caso. Para órdenes de trabajo, «Crear», «Leer», «Escribir» y «Anexar» en «Orden de trabajo», y «Leer» en «Tipo de orden de trabajo» y «Lista de precios». Dáselo al usuario de MercaMap, nunca el de administrador del sistema.
- Lo que eliges, al alcance del rol. El rol lee la tabla que eliges en «Elige los datos» y, para una orden de trabajo, encuentra su tipo y su lista de precios por su nombre.
La prueba lee una fila de cada cosa y lo que tiene el rol, sin escribir nada, y dice qué permisos faltan; en una orden de trabajo lo dice la primera incidencia. Un cambio en el rol puede tardar unos minutos en notarse.
Elige los datos
- En qué se convierte cada incidencia. Una tarea de Sales, en la cuenta de la tienda; un caso de Customer Service, con la tienda como cliente; o una orden de trabajo de Field Service, sin programar, con la tienda como cuenta de servicio. Para una orden de trabajo, escribe el nombre de su tipo, como aparece en Field Service, y, si no quieres la lista de precios por defecto, el de la que quieras.
- Qué tipos de incidencia se escriben: huecos, nivel, facings, precio, promoción, implantación, nueva referencia u otras.
- La columna de las cuentas con el código de la tienda: por defecto, el número de cuenta (
accountnumber); si usas otra, escribe su nombre lógico (new_storecode).
Qué pasa con cada incidencia
Con la conexión activa, cada pocos minutos escribimos las incidencias abiertas de los tipos que elegiste, las más urgentes primero:
- Se crea en la cuenta activa que lleva el código de la tienda, con un asunto como «MercaMap · Hueco · Agua 1,5 l · Carrefour Getafe» y una descripción con la tienda, la referencia y su EAN, el tipo, la prioridad, la semana en que se abrió y el enlace a la incidencia en MercaMap. Nunca el nombre de una persona ni una nota.
- Se actualiza cuando cambia: hecha y pendiente de comprobar, una tarea pasa a «Esperando a otra persona» y un caso queda en espera; comprobada o cerrada, la tarea se completa y el caso se resuelve; rechazada o descartada, se cancela. Si la incidencia se vuelve a abrir, el registro se reabre. Una orden de trabajo sin programar se cancela cuando la incidencia se cierra, y vuelve a quedar sin programar si se reabre; nunca la completamos nosotros.
- Lo que hace tu equipo en Dynamics 365 se respeta. Solo cambiamos un registro que sigue como lo dejamos o en su estado inicial: uno que alguien movió, completó o cerró allí, o una orden de trabajo programada o en curso, se queda como está. Uno que se borró allí ya no se escribe, salvo que al pulsar «Volver a intentarlo» lo encontremos de nuevo.
Cada incidencia es un solo registro: calculamos su identificador antes de crearlo, así que un envío repetido encuentra el que ya existe, y si se pierde una respuesta lo buscamos por él. Si una tienda no tiene código, si ninguna cuenta lleva su código o si lo llevan varias, la incidencia espera y «Prueba y activa» dice cuántas esperan y por qué; nunca la escribimos en una cuenta supuesta. Lo volvemos a buscar cada 6 horas, o al pulsar «Volver a intentarlo». Si Dynamics 365 pide esperar o falla, paramos ese tiempo o unos minutos; si falla la conexión (el usuario de aplicación desactivado, por ejemplo), se pausa y su página lo dice.
Qué guardamos
El inquilino que escribiste y el verificado, con quién y cuándo lo verificó, la dirección del entorno, lo que elegiste y, de cada incidencia escrita, el identificador de su registro, la cuenta de Dynamics 365 en que se creó, su estado y el motivo si espera, hasta que borras la conexión o se cierra la cuenta. Ninguna clave ni contraseña: para cada ejecución pedimos a Microsoft un acceso que solo está en la memoria de nuestro servidor. «Borrar la conexión» deja de escribir; lo que ya está en Dynamics 365 se queda allí. Para retirar el acceso, desactiva el usuario de aplicación o borra la aplicación de MercaMap de «Aplicaciones empresariales».