La conexión con Salesforce viene con los planes Pro Nacional y Enterprise (página de planes). La configura en «Conectores» quien administra la cuenta, con su segundo factor confirmado. Escribe en tu organización de Salesforce las incidencias de lineal: cada una es un registro en la cuenta de su tienda, que sigue a la incidencia. Las visitas y las tareas de evaluación del producto de Salesforce para equipos de campo de gran consumo no entran aquí.
La hemos probado en una organización real con un administrador en «Run As»; aún no con el usuario de integración del punto 3, cuyos permisos salen de la documentación de Salesforce.
Qué hace falta
Una organización con acceso a la API: Enterprise, Performance, Unlimited o Developer; en Professional, si lo tiene contratado. No hay nada que instalar: la aplicación es tuya.
Cada tienda necesita su código en tu catálogo (los códigos de tienda) y una cuenta de Salesforce que lleve ese mismo código en «Account Number», o en el campo que elijas.
Conecta
Escribe la dirección de tu My Domain, la que termina en my.salesforce.com, y pega la Consumer Key y el Consumer Secret de tu aplicación. Admitimos las formas que publica Salesforce, también las de sandbox y Developer Edition, y ninguna otra. El secreto se guarda cifrado y no se vuelve a mostrar.
La conexión se guarda desactivada: no escribe nada hasta que la pruebes y la actives. Cualquier cambio en «Conecta» o en «Elige los datos», o una prueba que falla por la conexión, la pausa. La primera prueba que pasa la ata a tu organización: si esa dirección responde un día con otra, se para; entonces, bórrala y créala otra vez.
Da acceso
Prepara estos puntos en orden. «Comprobar» los recorre hasta el primero que no pasa, sin cambiar nada en Salesforce: si falla, la conexión sigue igual; si pasa todo, cuenta como prueba. Los nombres van en inglés; en una organización en español, busca «extern» para llegar a «Gerente de aplicación cliente externa», y «Run As» es «Ejecutar como».
- Tu My Domain. La dirección está en «Setup › My Domain».
- Crea la aplicación. En «Setup › External Client App Manager», pulsa «New External Client App», con distribución «Local». En «API (Enable OAuth Settings)», marca «Enable OAuth», pon cualquier dirección de callback, elige el permiso «Manage user data via APIs (api)» y marca «Enable Client Credentials Flow». Después, en «Policies › Edit», marca otra vez ese flujo y pon en «Run As» el usuario del punto siguiente. Si limitas por IP, elige «Relax IP restrictions»: no salimos desde una IP fija. La clave y el secreto están en «Settings › OAuth Settings › Consumer Key and Secret».
- Crea un usuario de integración. Un usuario solo para MercaMap, con el permiso «API Only User» y un conjunto de permisos propio; nunca el de un administrador. En ese conjunto, «API Enabled» y, en «Account», «Read» y lectura del campo con el código de la tienda. Si tus cuentas son privadas, añade «View All», o esas tiendas esperan.
- Añade el campo
MercaMap_Id__c. Es de texto, de 36 caracteres o más, y el usuario tiene lectura y edición. En «Case» y «Work Order», márcalo como «External ID» y «Unique». Para tareas, se crea en «Activity»: márcalo igual, y así Salesforce rechaza un duplicado. - Da permisos sobre el objeto. En «Case» o «Work Order», «Read», «Create» y «Edit», con «View All» para seguir viendo los que reasigne tu equipo; para tareas, «Edit Tasks». Lectura y edición de «Subject», «Description», «Status», «Priority» y la cuenta («Related To» en tareas, «Account» en los demás).
La prueba lee lo que Salesforce dice que puede hacer ese usuario y te dice qué falta, también si tu organización exige otro campo al crear el registro. Las reglas de validación no las ve: si una rechaza un registro, la incidencia espera y lo decimos.
Elige los datos
- En qué se convierte cada incidencia. Una tarea, en la cuenta de la tienda; un caso, con la tienda como cuenta, que tus reglas de asignación reparten; o una orden de trabajo, en su estado inicial.
- Qué tipos de incidencia se escriben.
- El campo de las cuentas con el código de la tienda: por defecto,
AccountNumber; si usas otro, escribe su nombre de API (Store_Code__c). - Tus estados. Tras «Comprobar», aquí salen los estados de tu organización. Si solo hay uno de cierre, lo usamos sin preguntar; si hay varios, elige cuál. También puedes elegir uno para las descartadas y otro para cuando esperan el siguiente recorrido.
Qué pasa con cada incidencia
Con la conexión activa, cada pocos minutos escribimos las incidencias abiertas de los tipos que elegiste:
- Se crea en la cuenta que lleva el código de la tienda, con un asunto como «MercaMap · Hueco · Agua 1,5 l · Carrefour Getafe» y una descripción con la tienda, la referencia, el tipo, la prioridad, la semana y el enlace a la incidencia. Nunca el nombre de una persona ni una nota. Es del usuario de integración hasta que lo reasignes o lo hagan tus reglas.
- Se actualiza cuando cambia: cerrada, la tarea o el caso pasan al estado de cierre; si la incidencia se reabre, vuelven al estado inicial. Una orden de trabajo que sigue en su estado inicial se cancela cuando la incidencia se cierra, y vuelve a él si se reabre; nunca la completamos.
- Lo que hace tu equipo se respeta. Solo cambiamos un registro que sigue como lo dejamos o en su estado inicial: uno que alguien movió o cerró se queda como está, y tampoco lo reasignamos. Uno que se borró, o que el usuario ya no ve, deja de escribirse, salvo que lo encontremos al pulsar «Volver a intentarlo».
Cada incidencia es un solo registro: lo buscamos por MercaMap_Id__c antes de crearlo, así que un envío repetido o una conexión creada de nuevo encuentran el que ya existe. Si una tienda no tiene código, si ninguna cuenta lo lleva o si lo llevan varias, la incidencia espera y «Prueba y activa» dice cuántas esperan y por qué; nunca la escribimos en una cuenta supuesta. Lo volvemos a buscar cada 6 horas, o al pulsar «Volver a intentarlo».
Tu cupo diario de API
Salesforce da a cada organización un cupo diario de llamadas, que comparten todas sus integraciones. Sus respuestas dicen cuánto queda, y «Prueba y activa» lo muestra. Paramos antes de que quede menos del 20 % y volvemos a mirar pasadas 1 hora; lo que espera se escribe después. Si Salesforce pide esperar o falla, paramos ese tiempo o unos minutos; si falla la conexión (un secreto caducado, un permiso retirado), se pausa y su página lo dice.
Qué guardamos
La dirección, la Consumer Key, el secreto cifrado, el identificador de tu organización, lo que elegiste, lo que leyó la última comprobación, tu cupo y, de cada incidencia escrita, su identificador, el de su cuenta, su estado y el motivo si espera, hasta que borras la conexión o se cierra la cuenta. «Borrar la conexión» deja de escribir; lo que ya está en Salesforce se queda allí. Para retirar el acceso, desactiva la aplicación o su usuario en tu organización.