La venta en ruta y los albaranes forman parte de los pedidos y la venta en ruta del módulo de campo, que se incluyen en los planes Pro, Pro Nacional y Enterprise (página de planes).
Un miembro de campo que lleva mercancía en una furgoneta puede entregarla a una tienda y registrar la entrega con un albarán que la tienda firma en el móvil. El albarán es un documento de tu empresa. Solo lleva referencias y unidades: ni precios, ni totales, ni impuestos, ni cobros. El ERP de tu empresa se ocupa de cobrarlo a partir de él; MercaMap nunca lo hace (cláusula 7.8 de las condiciones del portal para marcas).
La furgoneta
La página «Furgonetas» muestra lo que lleva cada miembro de campo, como la suma de sus movimientos: cargas, descargas de vuelta al almacén, entregas y recuentos. Las existencias nunca se valoran.
- Un miembro de campo carga, descarga y cuenta su propia furgoneta en la app, en «Mi furgoneta».
- La oficina puede cargar, descargar o contar la furgoneta de un miembro en la página «Furgonetas», cargar varias furgonetas a la vez con un archivo CSV en «Ajustes de la cuenta › Catálogo» y vaciar la furgoneta de alguien que ha dejado el equipo. Para cargar una furgoneta hacen falta referencias en tu catálogo y alguien en tu equipo de campo: mientras falte algo, la página lo dice y lleva a donde se añade.
- Un recuento fija las existencias de cada referencia contada en lo que se ha encontrado; las referencias que no se cuentan se quedan como estaban.
Entregar
Desde la pantalla de una tienda en la app, el miembro de campo elige «Entregar»: desde el pedido confirmado o directamente desde la furgoneta. Indica quién recibe en la tienda por su función («Responsable de la tienda», «Responsable de sección», «Personal de la tienda» u «Otra persona») y puede añadir una referencia sin nombres; después, la tienda firma en el móvil. Un miembro de campo solo entrega en una tienda a la que haya servido en los últimos 30 días o donde todavía tiene una incidencia en curso.
- Numeración. Cada albarán recibe el siguiente número de la serie de tu cuenta cuando llega a nuestro servidor, así que una entrega registrada sin cobertura recibe su número más tarde. Un número nunca se reutiliza.
- Existencias y pedido. Las unidades salen de la furgoneta, y un pedido entregado así pasa a «Entregado desde la furgoneta»; la página del pedido muestra cuántas unidades se entregaron y cuántas faltaron.
- Firma. La firma de la tienda se guarda como sus trazos, cifrada en tu cuenta y vinculada al contenido del albarán: un albarán que cambie después de firmarse deja de mostrarla. Quien firma aparece por su función y, si se ha añadido, por una referencia; por defecto, nunca por su nombre.
- Hora. El albarán lleva la hora del móvil salvo que su reloj esté muy desviado; entonces lleva la hora del servidor y guarda al lado la del móvil.
El albarán
El albarán muestra tu cuenta, su número, la tienda con tu código y su GLN, una línea por referencia con su código, su código de barras y sus unidades, quién firmó y la firma. La página «Albaranes» enumera todos los albaranes con su estado («Emitido» o «Anulado») y si han llegado a la tienda («Enviado», «Pendiente de envío», «Sin enviar»…), y, para la oficina, «Mostrar» › «Sin llegar a la tienda» deja solo los que no llegarán a ella por sí solos; cada albarán tiene un PDF y una versión para imprimir, que vuelve al albarán con «Volver al albarán». No guardamos ningún archivo PDF: se genera a partir del albarán cada vez que hace falta, con un límite por persona y hora, y no cuenta para las descargas de tu plan. Cada PDF que se abre queda en la actividad de la cuenta, con el número del albarán.
Un miembro de campo ve solo los albaranes de sus propias entregas, y de ellos abre el PDF y la versión para imprimir igual que la oficina; nunca los de un compañero ni los que registró la oficina.
- A la tienda. El PDF se envía por correo a la dirección que has indicado para la tienda en el catálogo, una vez que la tienda la confirma con el enlace que MercaMap le envía en tu nombre cuando la indicas, que también le permite parar los albaranes; una parada se mantiene haga lo que haga la cuenta. Los albaranes emitidos entretanto esperan (los de los últimos 7 días), y la oficina puede volver a pedir la confirmación una vez al día. Un correo que falla se reintenta 5 veces durante unos 3 días; si nunca sale, tus administradores reciben un aviso en su bandeja y la oficina puede enviarlo de nuevo (3 veces al día) o imprimirlo, y aparece en «Albaranes › Sin llegar a la tienda».
- Anular. Solo un administrador anula un albarán, con un motivo; «Anular el albarán» pregunta una vez más y dice lo que cambia. El número se conserva y el albarán queda anulado; las unidades vuelven a la furgoneta; el pedido del que venía vuelve a estar confirmado; si la tienda ya lo había recibido, se le avisa.
- Para tu ERP. «CSV para tu ERP» descarga los albaranes del periodo que elijas, con sus líneas y tus códigos, para que tu ERP los cobre.
- Cobro en la entrega. Si un miembro de campo tiene que cobrar al entregar, lo hace con las herramientas del propio ERP de tu empresa.
En Enterprise, list_deliveries y get_delivery leen los albaranes por la API, nunca con una firma, un importe ni un impuesto.