Las visitas asignadas a una persona o a un día, la ruta diaria de cada persona, los ciclos de visita y los territorios forman parte del módulo de campo. La página «Tiendas a visitar», con su ruta y su archivo de calendario, y el módulo de campo se incluyen en los planes Pro, Pro Nacional y Enterprise (página de planes); en el plan Brand aparecen en el menú en gris, con un candado y el plan que las incluye.
Tiendas a visitar
«Tiendas a visitar» reúne, para tu propio equipo comercial, las tiendas donde los recorridos publicados encontraron algo de tus referencias que merece una visita:
- No observada: la cadena y las tiendas parecidas a esta tienen la referencia en la provincia (vista en al menos el 60 % de sus tiendas que miraron su categoría; en la cadena, 5 o más) y las últimas miradas de esta tienda a la categoría no la vieron, 2 seguidas mientras la presencia es indicativa.
- Cambió de sitio o cambió de nivel, en las últimas 4 semanas.
Cada fila muestra la tienda, su cadena y provincia, la semana de su último recorrido y su antigüedad, qué revisar y la dirección con enlace al mapa. Nada de esta página pide un recorrido.
En la última columna, «Planificar una visita para tu equipo» da la visita de esa tienda a una persona, con el módulo de campo: una semana, desde esta hasta 26 semanas más adelante, un día si lo sabes y una nota para quien va. La visita incluye las incidencias abiertas de la tienda.
Debajo, «Notas de la oficina» guarda la acción de tu oficina sobre la tienda: «Anotar para la oficina (sin persona)» para una semana, «Visita hecha» o «Sin visita (di por qué)», con una nota que solo lee tu equipo. Es solo para la oficina: no llega a nadie de tu equipo ni a su app. La fila muestra después lo que ocurrió: anotada, resuelta tras la visita, sigue en la lista tras la visita, visitada sin lectura posterior o descartada. Una cuenta de solo lectura no planifica ni anota visitas.
- La lista como ruta ordena las tiendas desde la que más merece una visita, siempre con la más cercana a continuación: un orden razonable, nunca el más corto. Se abre en Google Maps, entera o tramo a tramo.
- Calendario de visitas planificadas (.ics) descarga un archivo con las visitas abiertas, cada una en su día cuando lo tiene y el lunes las de una semana sin día. Cada evento dice de quién es: «Anotada para la oficina» las notas de la oficina y «Visita del equipo: tienda» las del equipo; mientras las vistas por persona están activadas, «Visita: tienda · persona», con la parte de su correo antes de la @. Es una copia: descárgalo de nuevo cuando cambien.
Las visitas del módulo de campo
Con el módulo de campo, una visita reúne las incidencias de una tienda para una semana, o para un día cuando planificas la agenda de tu equipo, y se asigna a una persona.
- Planificar. Los administradores y los miembros planifican una visita desde «Tiendas a visitar», desde las tiendas a las que toca ir esta semana según tus ciclos, desde Dónde no llega tu equipo, desde «Visitas del equipo» con cualquier tienda de tu vista, o desde la página de una incidencia: la asignan a alguien, que recibe también la incidencia si nadie la tenía, le ponen un día o ambas cosas. La visita le llega en el portal, y en la app si es del equipo de campo. Si ya tiene la tienda esa semana y ese día, lo planificado se suma a esa visita y le llega cada incidencia sumada. Pueden asignar una visita a otra persona o cancelarla; las incidencias de una visita cancelada vuelven a «abierta». Una cuenta tiene como máximo 2.000 visitas abiertas (Anexo A.9).
- Las visitas del equipo. «Tiendas a visitar» muestra entonces también las visitas del equipo de esta semana y de la siguiente; las de semanas pasadas que nadie terminó ni canceló, en «De semanas pasadas, sin terminar», para terminarlas o cancelarlas; y las planificadas más adelante, en «Más adelante». «N por hacer» en cada visita lleva a sus incidencias.
- Terminar una visita. Quien tiene una visita con día la empieza y la termina, lo que registra las horas; terminada después de su día, o por la oficina, queda sin hora de fin. Una visita para una semana entera se termina sin horas, por su persona o por la oficina: queda hecha y cuenta como visita para los ciclos y para «Dónde no llega tu equipo», nunca como horas, en la semana para la que se planificó aunque se termine después, o en la semana en que se hizo si se termina antes. Lo que seguía planificado vuelve a «abierta».
- Cada miembro de campo ve solo sus propias visitas: las de esta semana y la siguiente, las de semanas pasadas sin terminar y las de más adelante, con la ruta del día que elija, y descarga su propio archivo de calendario. Si no fue a una visita, quien organiza su equipo la cancela. La ruta ordena sus tiendas; nada registra dónde está.
- Lo que informa tu equipo. Mientras las vistas por persona están activadas, cuando un miembro de campo abre una incidencia, marca una como hecha, registra que la tienda la rechazó o comenta en una tienda de su visita, quien planificó esa visita lo ve en su bandeja: un aviso por visita, tipo y día, con cuántos hubo, que lleva a las incidencias de la visita. El correo del día solo da el número de avisos.
- Las visitas de tu propia herramienta. Las visitas que registró tu herramienta de ventas o tu agencia se pueden importar como archivo: cada una queda hecha en su día, figura como «importada de tu herramienta» y no cierra nada. Dónde no llega tu equipo las lee junto a las del módulo de campo.
Ciclos de visita y territorios
Los administradores mantienen dos ayudas para organizar el trabajo, en «Ajustes de la cuenta». Ninguna reparte incidencias ni visitas, ni llega a un mapeador.
- Los territorios reúnen provincias, cadenas o ambas. Cada miembro de campo puede tener uno, que se cambia en «Territorios» o con «Cambiar» en «Equipo de campo». Lo usan los ciclos de visita, el cuadro de mando y «Dónde no llega tu equipo».
- Los ciclos de visita indican cada cuánto quiere tu equipo ver unas tiendas, desde cada semana hasta cada 26 semanas. Elige primero su ámbito en «Ámbito» (una cadena, tiendas concretas, un territorio o una provincia) y pulsa «Aplicar»: el formulario pide solo lo suyo. Un ciclo es un mínimo para planificar, nunca un plan: la página «Ciclos de visita» muestra las tiendas a las que toca ir esta semana porque tu equipo no las ha visitado dentro de su ciclo, y en cada una puedes planificar su visita.
Por la API
En Enterprise, list_visits enumera las visitas de la cuenta, la semana más reciente primero, con cuántas incidencias tiene cada una y de dónde viene (source: field o import).